A clássica impressora a laser monocromática continua vendendo surpreendentemente bem, mas a melhor impressora para um negócio pode ser a de jato de tinta, laser, LED ou tinta sólida. E pode ser um modelo multifuncional ou de uma única função.

Então, como você decide qual tecnologia é a melhor para comprar e oferecer na sua empresa de outsourcing de impressão? Quanto você pode investir nas suas impressoras?

Provavelmente, você vai querer oferecer opções diferentes aos seus clientes, certo? Portanto, tirar um tempo para avaliar o que o mercado oferece e pensar na demanda deles é fundamental. Além disso, é preciso verificar o valor dos consumíveis para garantir que os seus custos por cópias sejam suportáveis.

Pensando em ajudar nessa tarefa, fizemos este guia que vai mostrar como escolher uma impressora e comprar produtos de qualidade para a sua empresa! Vamos lá?

Tecnologia da impressora

O primeiro ponto que você deve considerar ao escolher uma impressora é a tecnologia dela. Como dissemos, existem diferentes tipos, e mesmo que você queira ter ao menos uma de cada para oferecer na sua empresa, é interessante que saiba qual é indicado para cada situação.

Laser/LED

As impressoras a laser e LED, muito semelhantes, são, de longe, as mais populares nos escritórios. Usando uma fonte de luz, elas projetam uma imagem em um tambor rotativo, que então transfere toner para o papel.

Essas impressoras são confiáveis ​​e rápidas, e produzem textos de alta qualidade. A memória e os recursos do disco rígido são ideais para redes. Os custos contínuos são razoáveis ​​porque o toner é relativamente barato em comparação com outros métodos de impressão.

Em contrapartida, as impressoras a laser e LED possuem custo maior de aquisição. Elas também não são indicadas para impressão de fotos.

Jato de tinta

As impressoras a jato de tinta são mais comuns para uso pessoal e em pequenos escritórios, embora possam ser adequadas para alguns usos de pequenas empresas. Elas funcionam enviando tinta líquida através de uma abertura como uma cabeça de alfinete.

As impressoras a jato de tinta são menos dispendiosas, e imprimi fotos de alta qualidade, por isso são excelentes para folhetos, folders e documentos que contenham gráficos. Elas podem imprimir em vários tipos de mídia, apesar de serem um pouco mais lentas do que outros modelos.

As impressoras a jato de tinta possui alto custo contínuos de substituição de tinta, o que não é prático para uma impressão de alto volume. 

Tinta sólida ou cera

Essas impressoras derretem blocos de cera colorida no papel para realizar a impressão. Elas são comparáveis ​​às impressoras a laser em qualidade de impressão em preto e branco, confiabilidade e custos contínuos, mas são superiores na impressão a cores.

Elas também são menores e mais compactas. No entanto, as impressoras de tinta sólida são propensas a manchas. Como elas são menos comuns, há muito menos modelos no mercado para escolher.

Impressoras com fio x sem fio

As conexões com fio geralmente são mais rápidas, mais confiáveis ​​e muito mais seguras. Tudo isso pode ser importante em ambientes de negócios, onde as impressoras são usadas com mais frequência e por mais pessoas ao mesmo tempo. As configurações sem fio, por sua vez, são mais flexíveis, além de serem menos dispendiosas de instalar. Elas também são compatíveis com dispositivos móveis, como smartphones e tablets.

Em nosso mundo cada vez mais móvel, muitas empresas — principalmente as grandes organizações — escolhem instalar aplicativos que permitem impressão móvel, conectando o dispositivo à impressora ou usando uma conexão Wi-Fi ou Bluetooth.

Muitas vezes, isso é referido como impressão em nuvem ou impressão móvel. Nem todas as impressoras são compatíveis com essa tecnologia emergente, mas é algo a considerar para quem possui uma força de trabalho focada no uso de dispositivos móveis.

Algumas impressoras de escritório também são compatíveis com tecnologias de impressão móvel, como Apple AirPrint, HP ePrint e Google Cloud Print, mas isso é algo que você precisará verificar em cada modelo.

Recursos da impressora

Uma das primeiras coisas a considerar quando se trata de recursos é se você precisa de uma impressora de função única ou multifunções. Assim como o nome diz, as impressoras de uma única função fazem somente uma coisa: imprimir documentos.

Já as multifuncionais são capazes de muitas outras tarefas, incluindo digitalização, cópia, envio de e-mails e conversão de documentos. Nesse caso, diferentes modelos combinarão diferentes recursos.

As impressoras multifuncionais são econômicas porque evitam que o usuário tenha que comprar várias máquinas para serviços diferentes, além de ocupar menos espaço. Elas ajudam a agilizar o gerenciamento de documentos e o fluxo de trabalho comercial porque podem fazer todo o processo de digitalização e envio dos arquivos.

No entanto, elas também são mais caras e, se uma pessoa estiver usando a máquina para imprimir, por exemplo, outro funcionário terá que esperar sua vez para poder utilizá-la.

Velocidade de impressão

Por último, é preciso considerar a velocidade de impressão, medida em páginas por minuto (ppm), que tem um impacto significativo no preço da impressora. Geralmente, as velocidades de impressão de menos de 20 páginas por minuto (ppm) são muito lentas para ambientes de escritório.

Velocidades de 20-40 ppm serão suficientes para a maioria das empresas, e as velocidades superiores a 40 ppm são ideais para uso em locais com alto volume de impressão.

É possível encontrar no mercado algumas máquinas mais sofisticadas, que atingem até 100 ppm, embora isso seja muito mais do que a maioria das pequenas empresas precisa. Já o volume de impressão pode variar de modelos básicos — que possuem apenas 100 folhas na bandeja—, até impressoras multifuncionais, que suportam 500 folhas.

A escolha do modelo certo, portanto, dependerá do perfil do seu cliente. Seja qual for, é importante contar com um bom parceiro que ofereça os melhores preços, garantindo a lucratividade do seu negócio de outsourcing de impressão.

Por isso, agora que você já sabe como escolher uma impressora, entre em contato conosco e converse com um dos nossos consultores!

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