Reuniões de negócio, responder e-mails, fazer follow-ups… entre tantas tarefas, não há como dar conta do recado em só oito horas de trabalho. Tanto que, quando se tem múltiplas habilidades, a rotina pode se exaurir a ponto de comprometer a qualidade de produtos e serviços, resultando na perda da eficiência operacional.

Por conta disso, as empresas que estão correndo atrás de conseguir destaque no mercado tem buscado, mais do que nunca, um cálculo de sucesso: a redução de custos + o aumento da produtividade no trabalho.

Nessa busca, entretanto, muitos empreendedores focam nos processos empresariais mais complicados, gastando mais dinheiro e ignorando partes mais simples, como a gestão da rotina.

Quando se consegue aplicar técnicas para otimizar a performance diária por meio da organização e disciplina, é possível respirar mais aliviado e satisfeito com a produção. Por isso, separamos neste post as melhores dicas para conseguir produtividade no trabalho com ações práticas e transformadoras!

Continue acompanhando:

1. Padronize os processos

Desenvolver a cultura da padronização para os processos realizados nos diferentes setores de uma empresa é uma grande oportunidade de rever organogramas e detalhes preciosos na construção dos procedimentos.

Quando se obtém um padrão para as tarefas repetidas no cotidiano empresarial, torna-se mais fácil para o profissional desenvolver as suas atividades e obrigações com mais velocidade e confiança.

Além disso, a Gestão da Informação será importante para que uma mesma atividade possa ser conhecida e reproduzida por diversos colaboradores, independentemente do tempo de empresa de cada um.

2. Planeje as tarefas

Otimização do tempo tem tudo a ver com planejamento. Portanto, nada de deixar as atividades sempre em cima do prazo, ignorando a programação de maneira displicente!

Aqui, a palavra-chave é antecedência. Se a empresa consegue prever as atividades de forma clara e dirigida, os funcionários ganham a oportunidade de se organizar para atender às futuras demandas.

Portanto, organize a sua agenda de atividades com regularidade, antecipando-se para evitar a execução corriqueira e o estresse por conta de deadlines.

3. Liste tarefas por prioridade

Quem consegue ter um fluxo de trabalho maravilhoso quando as rotinas são mal divididas por conta de critérios confusos? Nesse sentido, se você deseja otimizar o tempo de trabalho com foco na produtividade, é hora de considerar a categorização das atividades rotineiras.

O mercado está repleto de opções acessíveis, com a promessa de categorizar tarefas por prioridade. Então, procure um sistema interessante para o perfil da sua empresa, e busque definir o que é mais importante no momento.

Entregas prestes a romper o prazo são mais prioritárias do que aquelas com espaço de tempo mais longo, por exemplo. Já as tarefas coletivas podem ser feitas antes das individuais, e por aí vai.

Você também pode optar por classificar as suas tarefas de acordo com as características do produto/serviço, do nível de impacto no funcionamento da empresa e do grau de dificuldade.

4. Delegue tarefas

Na maioria dos casos, gestores centralizadores pensam que estão fazendo um grande bem ao acumular para si tarefas que poderiam ser delegadas. Entretanto, a pressa é inimiga da perfeição — e, quando o prazo chega, esse acúmulo de atividades podem comprometer a qualidade na execução.

Se você tem uma lista de procedimentos prioritários e profissionais capacitados para realizá-los, delegue as rotinas! Caso o problema seja a dúvida do que passar em meio a tantas atividades e diferentes perfis de profissionais, dê preferência àquelas que não precisam de atenção especial, mas acabam tomando tempo.

Depois, distribua as funções de acordo com as habilidades da equipe — com todo o cuidado, é claro, para não selecionar um profissional sem habilidade para desempenhar a atividade entregue.

5. Automatize os processos manuais

De fato, em plena era da informatização, trabalhar com excesso de processos manuais é perda de tempo e dinheiro. Além de garantir um fluxo de trabalho mais ágil, a implementação de um sistema ajuda a diminuir erros com a redução do trabalho manual.

Outra vantagem está na segurança do armazenamento das informações, que permite que vários colaboradores trabalhem em um mesmo projeto simultaneamente.

É preciso, contudo, investir tempo para identificar, entre as soluções do mercado, aquela que melhor se adéqua às realidades da empresa. Afinal, os sistemas devem agilizar os processos, e não dificultá-los. Caso o sistema não seja escolhido ou utilizado da forma certa, ele poderá gerar retrabalho e condenar a produtividade no trabalho.

6. Invista em boas impressoras

Empresas com demanda contínua de impressão precisam de máquinas capazes de suprir essas expectativas. Quando há altos pedidos por notas fiscais, ordens de serviço, ordens de produção entre outros documentos na corporação, o investimento na excelência de impressão é vital.

E, se o pedido de impressão é constante, redobrar a atenção na compra de uma boa impressora trará produtividade para a rotina de todos os funcionários envolvidos. Velocidade, qualidade e durabilidade do toner ou tinta são características importantes na hora de fazer a análise pelo melhor equipamento.

7. Evite horas extras e excessos

Se você acha que trabalhar em excesso vai te ajudar a realizar mais tarefas, pode ter certeza de que esse é um dos fatores mais significativos para a baixa produtividade. Isso porque ela está ligada a gerar mais resultados e qualidade com menos esforço, logo, trabalhar demais é produzir menos.

Atividades exacerbadas levam à desorganização e baixa satisfação com os resultados das tarefas. Portanto, aprenda a gerir a sua rotina para produzir mais em menos tempo. Inclusive, até nos momentos de descanso a disciplina é fundamental.

Se você pode pausar o trabalho por vinte minutos e prefere gastar esse tempo respondendo e-mails, está perdendo horas de descanso que poderiam ser empregadas de forma mais produtiva posteriormente.

Lembre-se: se você quer melhorar a produtividade de uma equipe, equilibre o tempo e demanda de trabalho de cada profissional, gerenciando os processos de maneira organizada, estabelecendo prioridades e facilitando o fluxo de trabalho.

Enfim, como vimos até aqui, a produtividade no trabalho é uma questão que pode ser resolvida com organização, disciplina e disposição para colocar as práticas indicadas acima em ação. E agora, se você gostou deste artigo, aproveite para saber como reduzir custos na sua empresa com apenas alguns passos!